Đây là diễn đàn thảo luận giữa các nhà khoa học với đại diện các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về việc nghiên cứu, tìm hiểu và để xuất giải pháp cho công tác quản lý và sử dụng tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù ở Việt Nam.

PGS.TS Phạm Quang Minh, Phó Hiệu trưởng Nhà trường phát biểu khai mạc hội thảo

Tới tham dự hội thảo có PGS.TS Phạm Quang Minh, Phó Hiệu trưởng Trường Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN; TS. Đào Đức Thuận, Chủ nhiệm Khoa LTH&QTVP; PGS.TS Vũ Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học Khoa LTH&QTVP cùng đại diện các cơ quan của Bộ Ngoại Giao, Bộ Công An, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Cục hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát, Cục hồ sơ nghiệp vụ An Ninh; Trung tâm Lưu trữ dầu khí,…các giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh của Khoa LTH&QTVP.

Phát biểu khai mạc hội thảo, PGS.TS Phạm Quang Minh, Phó Hiệu trưởng Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQGHN chia sẻ chủ đề của hội thảo đề cập đến một vấn đề rất quan trọng, có ảnh hưởng mật thiết đến công tác giảng dạy và nghiên cứu của Khoa LTH&QTVP.

Với tư cách là một nhà nghiên cứu về lịch sử, để phục vụ quá trình nghiên cứu, cá nhân tôi cũng phải trải qua giai đoạn tìm kiếm, tiếp cận với những tài liệu lưu trữ chuyên môn, đặc thù. Trong quá trình tìm kiếm đó, không chỉ riêng tôi mà các nhà nghiên cứu nói chung đều gặp phải nhiều khó khăn và thách thức do những quy định về quản lý và sử dụng các tài liệu này, PGS.TS Phạm Quang Minh nói.

Để xã hội và các nhà quản lý hiểu hơn về vấn đề này, các giảng viên, các nhà nghiên cứu Khoa LTH&QTVP cần là những người tiên phong trong hoạt động nâng cao nhận thức về tầm quan trọng trong việc quản lý và sử dụng tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù. Nếu thiếu các văn bản này, sẽ khó có thể đưa ra những nghiên cứu có giá trị trong tương lai, PGS.TS Phạm Quang Minh nhấn mạnh.

TS. Nguyễn Liên Hương (Khoa LTH&QTVP) phát biểu đề dẫn hội thảo

Có thể nói, công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Trong bối cảnh hiện nay, cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý đảm bảo cho công tác quản lý văn bản, tài liệu hành chính tại các cơ quan, tổ chức nói chung đã và đang dần được hoàn thiện; công tác lưu trữ khối tài liệu này đã tương đối đi vào nề nếp.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội khoa học, công nghệ, các loại hình tài liệu chuyên môn, kỹ thuật được tạo ra ngày một nhiều, khiến cho thực tiễn hoạt động quản lý khối tài liệu đặc thù trở nên phức tạp và đòi hỏi các cá nhân, tổ chức có liên quan nghiên cứu, xây dựng và triển khai những quy định lưu trữ phù hợp.

Thực tế đó đã đặt ra cho các nhà khoa học và các nhà quản lý những vấn đề cần nghiên cứu để gop phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về quản lý, lưu trữ các loại hình tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù và việc vận dụng vào điều kiện thực tế ở nước ta hiện nay.

TS. Đào Đức Thuận (Chủ nhiệm Khoa Khoa LTH&QTVP) đang điều hành phiên đầu tiên của hội thảo

Với gần 20 báo cáo gửi đến hội thảo, đề cập tới ba vấn đề chính: Thực trạng quản lý tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù tại các cơ quan, tổ chức, từ kiểm soát qui trình hình thành tài liệu đến thu thập tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ; Vấn đề khảo sát và đánh giá nhu cầu và kết quả sử dụng tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù, một trong những hoạt động còn chưa thực sự được quan tâm hiện nay; và vấn đề cấp thiết về quản lý và sử dụng tài liệu và các biện pháp đề xuất nhằm quản lý khoa học và sử dụng hiệu quả tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù.

Trong buổi sáng, hội thảo đã lắng nghe và thảo luận xoay quanh các báo cáo: Quản lý và sử dụng tài liệu chuyên môn kỹ thuật, đặc thù của ngành Khí tượng - Thủy văn; Giới thiệu về công tác lưu trữ tư liệu môi trường; Lưu trữ tài liệu tại các cơ quan chuyên ngành Tài chính- Ngân hàng và một số vấn đề đặt ra; Hồ sơ bệnh án – một loại hình tài liệu chuyên môn của các bệnh viện...

Bà Vũ Thị Thủy (Trung tâm Thông tin và Tư liệu môi trường) đang trình bày tham luận tại hội thảo

Kết quả của hội thảo sẽ là tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu tiếp theo về tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù cũng như công tác lưu trữ khối tài liệu chuyên ngành này; hỗ trợ công tác đào tạo đại học và sau đại học về lưu trữ tài liệu chuyên ngành tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN ; đồng thời, giúp các đơn vị có thêm những giải pháp hữu ích để nâng cao năng lực và hiệu quả  quản lý và sử dụng tài liệu chuyên ngành trong thực tiễn;

Đây cũng là cơ hội để mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, quản lý, sử dụng tài liệu chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù  trong cả nước.

Các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và quản lý chụp ảnh lưu niệm tại hội thảo